Извършване на начални настройки и въвеждане на системата в експлоатация
1. Предназначение на този документ.
Документът има за цел да опише стъпките за начална настройка на софтуера веднага след неговото инсталиране. Самото инсталиране е осигурено със самостоятелна инструкция за неговото извършване. Тук приемаме, че то е извършено успешно. Следвайки стъпките, описани в този документ и разполагайки с детайлното описание и инструкция за работа, клиентът е в състояние да извърши начална настройка и да пусне в експлоатация информационната система ДИАНА.
2. Ред за извършване на началните настройки на системата.
Попълват се в последователен ред следните номенклатури. За целта е нужно предварително да бъдат налични следните списъци за основните модули и отчети:
1) Списък поделения на фирмата;
2) Списък с видовете, марките и моделите, регистрационните и инвентарни номера на машините във фирмата;
3) Списък със служителите на фирмата – машинисти и монтьори (трите имена; ЕГН, машинист/ монтьор);
4) Списък със строителните обекти, на които формата работи в момента;
5) Списък с различните видове дейности, извършвани от машините;
6) Списък с мерните единици, в които се регистрират извършените дейности;
7) Тарифи за извършваните дейности – стандартна вътрешна цена по марка и модел машина и дейност;
8) Списък със зарежданите от машините горива и списък с типовете горива, които фирмата желае да отчита и по които да задава разходните си норми;
9) Разходни норми по машини (за конкретна машина) и горива.
При необходимост от включване на допълнителни модули – напр. „Ремонти” или „Заплати” – може да бъде необходимо подготвянето на допълнителни списъци.
|
Номенклатура |
Какво съдържа |
Къде се ползва |
Коментар |
|
Данни за строителната фирма |
|||
|
Поделения на предприятието |
Различните поделения на предприятието |
Във всички форми за въвеждане на данни и в повечето отчети |
Прави възможно да бъде разграничен обемът работа и съответно приходът, реализиран от различните поделения. Ако фирмата няма поделение, въвежда се един запис, съответен на основното поделение на фирмата. |
|
Данни за машините |
|||
|
Видове машини |
Описания на Функционални типове машини |
Във всички форми за въвеждане на данни и в повечето отчети |
Например: „Автобус”, „Автокран”, „Багер”, „Булдозер”, „Валяк” и т.н. |
|
Марка и модел машини |
Описания на Марка и модел на машина |
Във всички форми за въвеждане на данни и в повечето отчети |
Например: „Либхер 904” (Багер); „Камаз 55111” (Самосвал); „Ифа АДК 70” (Автокран) |
|
Машини |
Описания на конкретна машина |
Във всички форми за въвеждане на данни и в повечето отчети |
Дават се инвентарни и регистрационни номера на машини. Задължително е попълването на полето „Инв. Номер”. |
|
Пояснения Номенклатурата „Машини” е свързана с „Марка и модел машини”. Номенклатурата „марка и модел” е свързана с „Видове” по този начин за всяка конкретна машина със съответен инвентарен и рег. номер са известни нейните марка, модел и вид. Пълното име на всяка машина се формира като сбор от съдържанията и на трите номенклатури, разделени с двуеточие, например: „Б-003 : Либхер А902 : Багер” |
|||
|
Данни за служителите |
|||
|
Служители |
Трите имена и ЕГН на машинисти и монтьори |
Във всички форми за въвеждане на данни и в повечето отчети |
В графата „Име на машинист” се попълват трите имена на служителя. Графата „ЕГН” се попълва задължително. Графата „1м-ст/2м-р” се попълва с код „1” за машинист и с код „2” за монтьор – също задължително. Графата „Машина, на която обикн. Работи” не е задължителна. Останалите графи също не са задължителни. |
|
Данни за строителни обекти |
|||
|
Строителни обекти |
Наименования и характеристики на строителни обекти, на които се извършват дейности от формата |
Във всички форми за въвеждане на данни и в повечето отчети |
Полето „Вътр.” се попълва с „Да” задължително. Останалите полета са свързани с данни за клиента на този обект – адрес, лице за контакти, телефон. Попълването им не е задължително, но ускорява работата с форма „Пътни листа и фактури”. |
|
Шифри на строителни обекти |
Шифри на строителен обект, вид „под-обект” |
В повечето случаи не се ползва. |
Попълването на тази номенклатура не е задължително. |
|
Лимит на обема по обекти |
Макс. лимит на стойността на обема за дейностите за даден обект |
Възможно е при желание на клиента системата да бъде настроена така, че да предупреждава при надхвърляне на зададеният лимит за обекта |
Попълването на тази номенклатура не е задължително, в повечето случаи не се ползва. |
|
Данни за дейности |
|||
|
Мени единици |
Мерни единици, в които се отчитат различните дейности |
В повечето форми за въвеждане на данни и отчети |
Например: „ч.”, „км”, „куб.м.”, „т./км” |
|
Дейности: типове и ставки |
Тип дейност и коефициенти |
При изчисляване на заплати |
Всяка дейност чрез полето „Тип на дейността” се свежда до определен тип дейност, за целите на автоматизираното изчисляваме на заплати. |
|
Дейности |
Дейности, които се регистрират в системата |
В повечето форми за въвеждане на данни и отчети |
Например: „работа”, „преместване”, „престой”, „ремонт”. |
|
Пояснения Полето „Норма – време” съдържа коефициент за превръщане на количеството от съответната мерна единица към мерна единица „време – часове”. Това е нужно за отчитане на разхода на гориво по норма и в някои други случаи. Всяка дейност чрез полето „Тип на дейността” (от номенклатура „Дейности – Типове дейности”) се свежда до определен тип дейност, което по-нататък служи при автоматизираното изчисляваме на заплати. Полето „Шифър” се ползва за реализиране на интеграция с външен счетоводен продукт. Попълването му не е задължтелно. |
|||
|
Тарифи за дейности |
Стандартни вътрешни цени за дейности |
Във форма „Отчет Производство” и „Пътни листа и товарителници” |
Всяка въведена тарива се отнася за дадена двойка „дейност” / „марка и модел машина”. Това е стандартна вътрешна цена за дейността и има препоръчителен характер. Тази цена се попълва автоматично във формата но винаги може да бъде променена при необходимост. |
|
Горива и разходни норми |
|||
|
Типове горива |
Типове на горивата |
В отчет „Разход на горива”; номенклатура „Разходни норми” |
Разходната норма се дава не за конкретен вид, а за тип гориво. Отчета за горива също се дава по типове горива. Например: „Бензин”, „Газ Пропан- Бутан”, „Дизелово гориво”. |
|
Горива и масла |
Горива и масла |
Във форма „Отчет Производство” и в отчет „Разход на горива” |
Данните за заредени горива се въвеждат по тази номенклатура. |
|
Разходни норми за горива |
Разходни норми на горива и масла |
Във форма „Отчет Производство” и в отчет „Разход на горива” |
За въведените (машина, дейност, тип гориво) се въвежда самостоятелен запис за разходна норма. По този начин за различните дейности и за различните машини от един и същи модел и марка може да бъдат въведени различни разходни норми за различни горива. |
|
Номенклатури за заплати и заетост |
|||
|
Параметри заплати |
параметри за изчисляване на заплати |
Ползват се от формите „Заетост”, „Заплати” и „Отчет Ремонти” |
За всяка отделна година се поддържа самостоятелен запис. Параметърът „раб. часове за ден” се ползва освен за заплатите и за изчисляване стойността на труда при ремонтите. В началото на всяка календарна година е необходимо въвеждане на нов запис със съответните данни в тази номенклатура. |
|
Обща почасова ставка към заплатата |
параметри за изчисляване на заплати |
Засега не се ползва |
Запазена за бъдещи разширения |
|
Условия на труд |
параметри за изчисляване на заплати |
форма „Заплати” |
Представлява еднократна добавка на определена сума към основната заплата. Попълването на полето „Поделение, в което се плаща” е задължително. |
|
Основно месечно възнаграждение |
основна заплата за служителите, които са на заплата и които трябва да фигурират във форма „Заетост” |
форма „Заплати” |
За да се появи служител във формите „Заетост” и „Заплати” е нужно той да бъде записан в тази номенклатура, може и с нулева заплата. Полето „Поделение, в което се плаща” се попълва с оглед на това даден служител да може да се ограничава да вижда заплатите не на всички служители, а само на тези от определено поделение. Попълването на полето е задължително. |
|
Календар – типове дни |
Определя типовете дни за форма „Заетост” |
форма „Заетост” а чрез нея – и „Заплати” |
Засега се поддържат два типа дни: 1 – „Работен” и 2 – „Празник”. |
|
Календар - дни |
Определя типовете дни за форма „Заетост” |
форма „Заетост” а чрез нея – и „Заплати” |
За всяка нова календарна нова година е нужно да се генерират нови записи в тази номенклатура. |
|
Ремонтни дейности – типове, ниво 1 |
Тип на ремонтните дейности – общо ниво |
Форма „Отчет ремонти”; Отчети за ремонти |
Всеки запис от Ниво 2 е свързан със съответният музапис от Ниво 1. Пълното наименование на ремонтната дейност с получава като сбор от наименованията от „Ниво 1” и „Ниво 2”. |
|
Ремонтни дейности – типове, ниво 1 |
Тип на ремонтните дейности – конкретно ниво |
Форма „Отчет ремонти”; Отчети за ремонти |
|
|
Резервни части |
Номенклатура резервни части |
Форма „Отчет ремонти”; Отчети за ремонти |
Полето „Шифър” позволява интеграция с външен складов софтуер. |
|
Номенклатури за адреси и клиенти |
|||
|
Пояснения Адресите са необходими атрибути за обектите и клиентите – например при попълване на данни от товарителница. Адреса се състои от: Държава, Населено място (град), адрес (Държава, Град, Адрес – детайли, Лице за контакт, Телефон) |
|||
|
Адреси - Държави |
Държави |
форма „Пътни листа и товарителници” |
|
|
Адреси – Населени места |
Населени места |
форма „Пътни листа и товарителници” |
|
|
Адреси - Адреси |
Пълни адреси |
форма „Пътни листа и товарителници” |
|
|
Адреси - Клиенти |
Клиенти – име и адрес на фирма |
форма „Пътни листа и товарителници” |
|
|
Системни номенклатури |
|||
|
Приключване на периоди |
Области от данни и дата, преди която промяната на тези данни е забранена в системата |
Обхваща всички форми за въвеждане на данни. |
Ползва се с цел предпазване от случайни грешки от тип промяна на данни за минал период. В началото за да не пречи това заключване, може всички дати от тази номенклатура да се установят с една година назад. |
3. Въвеждане на тестови данни и преглед на отчетите за въведения период.
С цел да се проучи детайлно връзката между въведените първични данни в системата и съответните отчети е подходящо да се избере тестов период, например 1 седмица или 1 месец, и да се въведат изцяло данните от този период. След това от менюто „Отчети”, като се задава периода за който са въведени тестовите данни, може да се проследи какво се получава в резултат. Резултатите от получените резултати се анализират внимателно. При необходимост части от т.2 се повтарят, след което и части от т.3 отново. По този начин потребителя на системата може да придобие увереност при ползване на системата и да пристъпи към ползването и в реални условия.
4. Установяване на оторизациите за достъп на потребителите на системата.
В случай, че в системата работят повече от един оператор и особено ако има повече от едно поделение, е необходимо всеки оператор (потребител на системата) да има разрешен достъп не до всички функции в системата, а само до тези, които са му необходими.
Създават се необходимите роли и потребители. Към всеки потребител се асоциира съответна роля, която определя правата му за достъп. Добре е правата за достъп да са разпределени йерархично, с други думи един или двама потребителя да имат пълни права, а останалите – само до функциите, които са им нужни в ежедневието. Конкретното разпределение на оторизациите по роли и потребители е право на избор и решение от страна на фирмата – потребител на този софтуер. За повече информация, моля вижте ръководството за работа със системата, Модул “Администрация” – оторизации.
5. Продуктивен старт на системата.
Съгласно графика за получаване на първичните документи се пристъпва към периодично въвеждане на данните от тях в системата. Възможно е това да става ежедневно, ежеседмично или ежемесечно, според възприетата във фирмата организация. В краят на всеки месец след въвеждане на данните се пускат и разпечатват съответните отчети, които представляват интерес за мениджмънта на фирмата.
6. Профилактика.
Периодично – препоръчваме в края на всяка седмица – се прави архивиране на данните на външен файл. Функцията е достъпна от главното меню – „Администрация” / „Архиви”. Необходимо е да се намирате на основният компютър, на който е инсталирана и базата данни. Полученият файл се записва на подходящо място локално, а също така се копира на външен носител (например CD, Flash). Смисълът на тази операция е при евентуален срив на сървърния компютър системата да може да бъде преинсталирана, след което данните да бъдат възстановени с минимални загуби. Моля, консултирайте се с Вашият системен администратор или с фирмата за поддръжка на компютърната техника в офиса Ви относно техническите детайли по тази процедура.
If you enjoyed this post, please consider to leave a comment or subscribe to the feed and get future articles delivered to your feed reader.
Comments
No comments yet.
Leave a comment