Моля, свържете се с нас, за да получите ценова оферта, на база на посочените по-горе параметри.

От тук може да изтеглите инструкция как да стане това - файла

DIANA_Inst_Manual.doc

за DB – сървър за информационна система”ДИАНА”

Забележка:

Форматирането на дисковете да бъде извършено с файлова система NTFS.

Автоматичното обновяване на Windows да се изключи.

Спецификация за хардуерна конфигурация

за работна станция за информационна система”ДИАНА”

RAM: 128 MB

HDD - Свободно дисково пространство: 10 MB

Мрежова карта

Резолюция на монитора: 1024 x 768

Операционна система: Windows XP

Изискване за скоростта на мрежата:

1024 kbps за сървъра и 256 kbps за работна станция.

Документът има за цел да опише стъпките за начална настройка на софтуера веднага след неговото инсталиране. Самото инсталиране е осигурено със самостоятелна инструкция за неговото извършване. Тук приемаме, че то е извършено успешно. Следвайки стъпките, описани в този документ и разполагайки с детайлното описание и инструкция за работа, клиентът е в състояние да извърши начална настройка и да пусне в експлоатация информационната система ДИАНА.

2. Ред за извършване на началните настройки на системата.

Попълват се в последователен ред следните номенклатури. За целта е нужно предварително да бъдат налични следните списъци за основните модули и отчети:

1) Списък поделения на фирмата;

2) Списък с видовете, марките и моделите, регистрационните и инвентарни номера на машините във фирмата;

3) Списък със служителите на фирмата – машинисти и монтьори (трите имена; ЕГН, машинист/ монтьор);

4) Списък със строителните обекти, на които формата работи в момента;

5) Списък с различните видове дейности, извършвани от машините;

6) Списък с мерните единици, в които се регистрират извършените дейности;

7) Тарифи за извършваните дейности – стандартна вътрешна цена по марка и модел машина и дейност;

8) Списък със зарежданите от машините горива и списък с типовете горива, които фирмата желае да отчита и по които да задава разходните си норми;

9) Разходни норми по машини (за конкретна машина) и горива.

При необходимост от включване на допълнителни модули – напр. „Ремонти” или „Заплати” – може да бъде необходимо подготвянето на допълнителни списъци.

3. Въвеждане на тестови данни и преглед на отчетите за въведения период.

С цел да се проучи детайлно връзката между въведените първични данни в системата и съответните отчети е подходящо да се избере тестов период, например 1 седмица или 1 месец, и да се въведат изцяло данните от този период. След това от менюто „Отчети”, като се задава периода за който са въведени тестовите данни, може да се проследи какво се получава в резултат. Резултатите от получените резултати се анализират внимателно. При необходимост части от т.2 се повтарят, след което и части от т.3 отново. По този начин потребителя на системата може да придобие увереност при ползване на системата и да пристъпи към ползването и в реални условия.

4. Установяване на оторизациите за достъп на потребителите на системата.

В случай, че в системата работят повече от един оператор и особено ако има повече от едно поделение, е необходимо всеки оператор (потребител на системата) да има разрешен достъп не до всички функции в системата, а само до тези, които са му необходими.

Създават се необходимите роли и потребители. Към всеки потребител се асоциира съответна роля, която определя правата му за достъп. Добре е правата за достъп да са разпределени йерархично, с други думи един или двама потребителя да имат пълни права, а останалите – само до функциите, които са им нужни в ежедневието. Конкретното разпределение на оторизациите по роли и потребители е право на избор и решение от страна на фирмата – потребител на този софтуер. За повече информация, моля вижте ръководството за работа със системата, Модул “Администрация” – оторизации.

5. Продуктивен старт на системата.

Съгласно графика за получаване на първичните документи се пристъпва към периодично въвеждане на данните от тях в системата. Възможно е това да става ежедневно, ежеседмично или ежемесечно, според възприетата във фирмата организация. В краят на всеки месец след въвеждане на данните се пускат и разпечатват съответните отчети, които представляват интерес за мениджмънта на фирмата.

6. Профилактика.

Периодично – препоръчваме в края на всяка седмица – се прави архивиране на данните на външен файл. Функцията е достъпна от главното меню – „Администрация” / „Архиви”. Необходимо е да се намирате на основният компютър, на който е инсталирана и базата данни. Полученият файл се записва на подходящо място локално, а също така се копира на външен носител (например CD, Flash). Смисълът на тази операция е при евентуален срив на сървърния компютър системата да може да бъде преинсталирана, след което данните да бъдат възстановени с минимални загуби. Моля, консултирайте се с Вашият системен администратор или с фирмата за поддръжка на компютърната техника в офиса Ви относно техническите детайли по тази процедура.

За тази цел, при клиента трябва да се инсталира ВПН LogMeIn, чрез който специалистите на РАВ Солюшънс ще получат достъп до работното място отдалечено.

От тук може да изтеглите файла RAV_Logme_in_VPN.doc, който описва процеса на инсталация на ВПН софтуера.

За улеснение на клиента, както и за намаляване на разходите и цената, РАВ Солшънс е разработила детайлни инструкция и самоучител, които може да изтеглите от тук

Този вид поддръжка се отнася само до коригиране на евентуални неизправности в системата.

Заявката за поддръжка се извършва само писмено, с точно и детайлно описание на проблема.

РАВ Солюшънс предлага и абонаментна извънгаранционна поддръжка, която включва и въпроси за начина на работа или възникнали казуси по време на използване на системата.

Свържете се с нас за повече информация относно различните планове на абонаментна поддръжка.

Модули на ДИАНА

Модули в област „Производство”

1. Производство – основен модул
Осигурява Регистриране и отчет на извършеният обем работа; Отчет на заетостта на машинистите;
1.1 Форма „Производство – Ежедневни отчети”
1.2 Форма „Производство – Заетост машинисти”
1.3 Отчет „Обем по машини”
1.4 Отчет „Обем по машинисти”
1.5 Отчет „Обем по машинисти” - празнично
1.6 Отчет „Обем по обекти”
1.7 Отчет „Обем по дейности”
1.8 Отчет „Услуги към клиенти”
2. Модул „Горива”
Осигурява данни за реално заредените горива, разходите, полагащи се по норма на база на извършената дейност, икономия и преразход на горива;
2.1 Отчет „Разход на ГСМ по машини”
3. Модул “пътен лист и товарителница”
Обработка на данни от първични документи „Пътен листа и товарителница”.
3.1 Форма „Пътен лист и товарителница”
3.2 Печат на документ „Пътен лист”
4. Модул „Горива – пакетно въвеждане”
Позволява удобно въвеждане на данните за заредени горива през месеца от машините;
4.1 Форма „Горива – пакетно въвеждане” .
5. Модул „Производство – местоположение на машините”
Осигурява данни за текущо местоположение на машините;
5.1 Форма „Производство – Преместване”;
5.1 Отчет „Местоположения – съпоставка”

6. Модул „Заплати на машинисти”
Осигурява данни, които могат да служат като основа за последващо изчисляване на заплати на машинистите на база на техният принос към дейността на фирмата;
6.1 Форма „Заплати на машинисти”

Област „Разходи”

1. Отчет „Приходи и разходи по машини”

Съдържа данни за прихода и разхода, реализиран от всяка машина. Служи за анализ на рентабилността в отдел „Механизация и Автотранспорт”.

2. Форма “Горива – въвеждане с цени”
Формата е предназначена за ускорено въвеждане на месечни справки за реално заредените горива на машините и техните цени.

3. Форма „Вложени резервни части и стоки”
Формата „Вложени резервни части и стоки” показва изписаните резервни части от склада, включващи и закупените стоки, които се зареждат от складово-счетоводния софтуер, както и услугите, свързани с ремонтните дейности.

Модули в област „Ремонти”

7. Ремонти – основен модул
Осигурява регистриране и отчет на извършеният обем ремонтни дейности от собствените работилници; регистриране на работното време на монтьорите; Отчет за заетостта на монтьорите; Печат на документи „Зявка за ремонт” и „Протокол за приемане от ремонт”;
7.1 Форма „Ремонти - Дневен отчетен лист”;
7.2 Форма „Ремонти - Заявки и протоколи”;
7.3 Форма „Ремонти - Заетост монтьори”;
7.4 Отчети „Данни за ремонти”;
7.5 Отчет „Стойност ремонти”;

8. Модул „Досиета машини”
Позволява създаване на електронно досие на всяка машина – данни за параметри и идентификация; параметри за техническо обслужване и експлоатация;
8.1 Форма „Досиета машини”

9. Ремонти – допълнителен модул
Осигурява допълнителни възможности улесняващи мениджмънта в областта на поддръжката и ремонта на машините;
9.1 Форма „Досиета машини”;
9.2 Отчет „Състояние по ТО” (техническо обслужване);
9.3 Отчет „КТГ” (коефициент на техническа готовност на машините , между 0 и 1);
9.4 Отчет „Извършени ремонти” (обобщен)
10. Заплати на монтьори
Осигурява данни, които могат да служат като основа за последващо изчисляване на заплати на машинистите на база на техният принос към дейността на фирмата;
10.1 Форма „Заплати монтьори”

Модули в област „Администрация”

11. Модул „Работа на повече от едно поделение”
Разрешава работата с данни за няколко поделения; в противен случай въвежда поделение по подразбиране в отчетите.

12. Модул „Оторизации и контрол на достъпа”.
Позволява защита с потребителско име и парола както и детайлен контрол на достъпа до отделните форми и отчети;

13. Модул „Запис на извършените операции от потребителите”
Позволява детайлен запис и проследяване на извършените в системата операции;

14. Модул „Номенклатури”
• поделения на предприятието
• три нива за класификация на машините: “видове машини”, “марка и модел машини”, “машини”
• служители
• строителни обекти
• дейности
• тарифи за дейности
• две нива за класификация на горивата: “типове горива” и “горива”
• разходни норми за горива
• параметри заплати (средно работни дни за месец, работни часове за ден…)
• дейности: типове и ставки (служат за изчисляване на заплати според заработката); Обща почасова ставка към заплатата
• Условия на труд (бонус към заплатата за усл. на труд)
• Основно месечно възнаграждение
• Две нива за класификация на ремонтните дейности
• Резервни части
• Видове машини
• Модификации на видове машини
• Модели двигатели
• Марка и модел машини
• Машини
• Типове горива
• Разходни норми за горива
• Цветове и палитри

15. Модул «Връзка със счетоводен и складов софтуер»
• експорт на данни за производство
• експорт на данни за стойност ремонти
• импорт на данни за вложени резервни части (ползва се модула “Склад” на счетоводния софтуер).

ДИАНА позволява едновременна работа в on-line режим на множество потребители. Възможно е да бъдат включени отдалечени работни места чрез VPN.
Достъпа до системата е защитен с име и парола. Посредством детайлна система за оторизации става възможно на всеки потребител да се определи много точно до кои функции, данни и операции да има достъп.
Всички отчети и форми притежават възможност за експорт на данни към MS Excell.
- За реализиране на отчет “Заплати” съгласно уникалната фирмена политика на клиента се провеждат допълнителни разговори на тази тема.
- За работа на отдалечени поделения е необходима реализирана VPN свързаност.

Ползи за Вашият бизнес:

- ДИАНА поставя край на безбройните изчисления в Excell, елиминира закъсненията в резултатите, оставането на работата до късно, предпазва ви от субективните грешки;
- Веднага след въвеждане на изходните данни, получавате необходимия Ви резултат от ДИАНА под формата на 8 отчета обхващащи всички важни аспекти на бизнеса Ви;
- ДИАНА предоставя мощно оръжие в ръцете Ви в битката за контрол на разхода на горива и смазочни материали;
- ДИАНА изчислява изработената сума за всеки машинист на базата на въведените данни за извършени дейности и съобразно Вашата фирмена политика в тази област;
- Чрез ДИАНА имате възможността да обедините информационно отделните строителни поделения на вашето предприятие.
- Възможността за едновременна работа в мрежа на неограничен брой работни места Ви позволява да разширявате бизнеса си бързо и ефективно.

За да се въведе дневния акт се използва се форма „Ежедневни отчети” от меню „Производство”.

Тук се въвеждат данни за извършените дейности. Формата е организирана в две таблици – основна таблица (горе) и детайлна (долу). На всеки основен запис съответстват един или повече детайлни записа. Например, даден машинист, на дадена дата, на даден обект и т.н. (основен запис), може да е извършил няколко дейности (детайлни записи). Всеки детайлен запис съдържа данни за извършената дейност, за нейното количество и за тарифата по която тя следва да се плати. Въз основа на тези данни за всяка дейност се изчислява стойност (сума).

Основната таблица показва всички записи в дневника. Понякога е удобно да се виждат само записите от даден период. За целта може да се включи филтъра по период.

Бутонът “Експорт” служи за експорт на данните към excell. Той работи само при активиран филтър за период.

Полетата “Обект”, “Машина”, “Машинист”, “Поделение – потребител” могат да бъдат въвеждани както от списък, така и посредством код – което ускорява работата при голям обем на данните.

Тази форма служи за вуъвеждане на първични данни. От тях зависят отчетите за обем, а също така и заплатите за машинисти.

Съществува проверка и системата не позволява да се въведе документ с един и същи номер, от една и съща дата.

Във формата „Ежедневни отчети” се въвеждат данните от дневния акт. За всеки ден (дата) се въвежда нов запис.

Основна таблица

За добавяне на нов запис се натиска бутон „Добави”.

След това се въвежда номер и дата на запис, номер на документа и дата на документа. От падащото меню се избира „Обект”.

Също от падащите менюта се избират „Машина” и „Машинист”, както и поделението, потребител на услугата. Освен от падащите менюта, те могат да бъдат въведени директно с кодовете си, в полето отдясно.

При наличие на данни от моточасовник, се въвеждат началната и крайната му стойност. Ако е известно, се въвежда горивото в резервоара.

При желание може да се попълни поле „Коментар” със свободен текст.

За запазване на новия запис се натиска бутон „ОК”. Ако не искате да запазите информацията, натиснете „Cancel”

За да се разпечата ежедневния отчет под формата на бланга в MS Word формат, се натиска бутон «Бланка».

Бутонът “Експорт” служи за експорт на данните към Еxcell. Той работи само при активиран филтър за период.

За промяна или изтриване на запис, се използват бутоните „Промени” или „Изтрий”

Детайлна таблица

За добавяне на нов запис се натиска бутон „Добави”.

След това се появява меню вдясно, от което се избира вида дейност на общо (горното падащо меню) и конкретно ниво (долното падащо меню).

След това се въвеждат количеството извършена работа и тарифата.

За да се запази се натиска бутон „ОК”.

За въвеждане на нова дейност се повтаря процеса, с натискане на бутон „Добави”.

За да не се запазят данните, се натиска бутон “Cancel”

За промяна или изтриване на запис, се използват бутоните „Промени” или „Изтрий”

Въвеждане на Пътен лист и Товарителница.

За да се въведат пътен лист и товарителница, се използва форма „Пътен лист и товарителница” от меню „Производство”.

Тук се въвеждат данните за пътните листа и товарителниците. В горната половина на екрана се намира формата за пътен лист, а в долната – за товарителница. Чрез натискане на бутона „Добави” се отключват полетата за въвеждане на пътен лист и товарителница. За да се видят вече въведените за минал период пътни листа и товарителница, се попълват начало и край на периода в полетата „от” и „до” и се отмята празното квадратче в дясно от тях (в центъра на екрана). В горната част не екрана се изобразяват въведените в този период пътни листа, и при избор на пътен лист, в долната част се виждат и товарителниците към него.

Забележки:

1) Записите в дневника за отчет производство, които съответстват на товарителници, не генерират разход гориво - дори и да им е дефинниран такъв, докато вички останали записи генерират. Причината за това е, че товарителницата по дефиниция не е свързана с разход на гориво (то идва само от пътния лист).

2) В секция „Товарителници – Дейност, пробег и тарифа” има възможност за въвеждане и на нулева тарифа (0.000 лв) ако това е необходимо.

Преди печат, пътният лист може да бъде прегледан, чрез натискане на бутон „Преглед”. Освен печат на конкретния пътен лист, системата позволява и печат на всички пътни листа за избрания период, чрез бутон „Печат всички”. На фигурата по-долу е показан примерен пътен лист за печат от системата.

• Въвеждане на пътен лист

Технологично пътният лист може да се въведе наведнъж или на два етапа.

Ако се въвежда на два пъти, на първият етап се въвеждат: дата, машина, машинист, след което документът се разпечатва и се предава на шофьора.

Това става от следните полета :

На вторият етап документа се получава обратно от шофьора с попълнени полета: Километропоказател – начален и краен, маршрут. Тези полета се допълват към записа за пътния лист, с което работата по неговото отразяване в системата прилючва.

С въвеждането на двете полета за километропоказателя, системата автоматично генерира разход на гориво според въведената норма.

Номерата на товарителниците се задават автоматично в последователен нарастващ ред. Полето „П. Лист Но.” (горе вляво) служи само за изобразяване на номера на товарителницата, от там той не може да се променя. Това поле служи също и за :

• търсене на товарителница по номер

Първо е необходимо да се зададе начална и крайна дата на работния период, така че той да включва датата на пътният лист, който ще търсим. Да кажем, можем да зададем от 1 до 31-во число на съответният месец. След това въвеждаме номера на търсения от нас пътен лист в това поле и преминаваме към поле „П. Лист дата”. С преминаването към това поле търсеният от нас запис ще бъде позициониран, в случай че е наличен в системата.

Съществува проверка и системата не позволява да се въведе пътен лист с един и същи номер, от една и съща дата.

• Въвеждане на товарителници

Всяка товарителница логически е привързана към определен пътен лист. На практика, към един пътен лист, шофьорите предават по няколко товарителници, физически прикрепени с кламер или телбод, например. Това отразява факта, че с един курс (Пътен лист), в периода между излизането и завръщането си в базата, даден шофьор може да изпълни дейности (документирани с товарителници) за няколко обекта.

Ето защо, винаги преди да се въвеждат данни за товарителници, се избира пътният лист, към който те са логически прикрепени. Отново се ползва бутон „Добави” за начало на въвеждането и „ОК” за запис, съответно „Cancel” за отказ от запис на данните.

Панелът за въвеждане на товарителници е съставен от две страници: „Общи параметри” и „Дейност, пробег и тарифа”.

Съществува проверка и системата не позволява да се въведе товарителница с един и същи номер, от една и съща дата.

Страница – „Общи параметри”:

По-долу в табличен вид са дадени по-важните полета и тяхното предназначение в системата.

Страница „Дейност, пробег и тарифа”:

Практиката е наложила чрез един документ товарителница да се регистрират няколко превозни дейности. Тази страница позволява към дадена товарителница да бъдат въведени няколко превозни дейности. При това, техният пробег и тарифа за километър могат да бъдат напълно различни и независими едни от други.

Тук бутоните служат съответно за: добавяне, редакция и изтриване на запис за дейност към товарителница, докато с бутоните се потвърждава или отказва записа на въведените данни.

След въвеждане, редакция или изтриване на записи за дейности, полетата за обща цена и пробег се актуализират автоматично.

• Панел „Пробег”

В този панел, за улеснение при въвеждането и проверката на документите, е дадена обобщена информация за пробега, както на базата на пътният лист, така и на базата на въведените товарителници към него.

Въвеждане на записка за преместване.

Тук се въвеждат данни от първични документи “Записки за преместване”.

Целта е от една страна да се води дневник със записките, а от друга страна – въз основа на тези данни системата във всеки един момент да “знае” коя машина къде точно се намира.

Формата е разделена на две части.

В горната част се изобразява текущото местоположение на всяка една машина. Отметката “По поделения” служи за промяна реда на сортиране на машините, така че те да са групирани по строителни обекти. Този режим е подходящ, когато желаем да научим на кой обект какви машини работят в момента. Разполагаме с бутон за експорт на данинте за местоположение на машините към Excell.

В долната част на формата са разположени записите за преместване на машини. Отново разполагаме с филтър за записите по период. Също така при активиран филтър можем да правим експорт на записите към Excell.

За да се добави нов запис, се натиска бутон „Добави”

За да се редактира и промени съществуващ вече запис, се натиска бутон „Промени”

За да се изтрие съществуващ запис, се натиска бутон „Изтрий”.

Въвеждане на заредените горива на машините.

Използва се форма „Горива – въвеждане с цени” от меню „Разходи”.

Формата е предназначена за ускорено въвеждане на месечни справки за реално заредените горива на машините и техните цени.

Бутонът «Настройки» служи за разпределяне на горивата по колони. Всяка колона се изобразява със съкратен надпис. Зад този надпис стои реално гориво от системата. Връзката между съкратеният надпис и реалното гориво се настройва от тук. Количествата на горивата могат да бъдат въвеждани с точност до третият знак след десетичната запетая, макар че това не е задължително. След въвеждане на машина, машинист, месец и година, се натиска бутон «Зареди». При това се изобразяват съкратените имена на горивата и датите от избрания месец, както и цените им. Прочитат се въведените данни за гориво и цени за този месец и машина, и ако бъдат намерени такива, се изобразяват.

След въвеждане на всички количества и цени за месеца, се натиска бутона «Запиши», при което въведените количества и цени се прехвърлят във форма „Ежедневни отчети” и отчет „Приходи и разходи по машини”.

Препоръчваме в случай че ползвате пакетното въвеждане на горива с цени, да не извършвате ръчна корекция във форма „Ежедневни отчети”, с цел предпазване от грешки. Всички корекции на данните за заредени горива е добре да бъдат правени от формата «Горива – въвеждане с цени».

Ако не се знае предварително цената на зареденето гориво, то тя може да се въведе в последствие през формата «Цени за период». Въвеждането става за избрани: (1) период, (2) доставчик и (3) вид гориво. Въвеждането на цени за период се прави, когато не са въведени цени във формата «Количества и цени», а само количества. В противен случай важат цените, въведени в «Количества и цени».

Ред на въвеждане:

(1) Въвежда се началната и крайната дата на периода с който желаем да работим;

(2) Въвежда се доставчика за който желаем да въвеждаме цени;

(3) В автоматично попълнената таблица с горива попълваме цените. Попълваме само тези цени, които желаем да променим, а останалите полета оставаме празни (или с нулева цена). Непопълнени или нулеви цени не се разнасят автоматично.

(4) След като сме въвели цените натискаме бутона “Запиши зададените цени…” , след което всички записи за заредено гориво с указаните параметри се опресняват с указаните цени.

В „Справката за въведените цени на горива за периода” може да се види за зададения период, от кой доставчик, какъв вид гориво и на каква единична цена е заредено. Когато не е въведена цена, в справката се изобразява 0.000 лв, което служи за подсещане за кога и за кое горива, трябва да се въведе цена от форма „Цена за период”. Ако полето „Доставчик на гориво” е празно, справката ни подсеща къде не сме въвели доставчик от форма „Количества и цени”.

От бутон „Настройки” могат да се въведат видовете горива в „Колони съдържащи горива”,

Както и доставчиците на горива (бензиностанции) в „Доставчици на горива”. След въвеждане, чрез стрелка надолу и откриване на нов ред, се натиска бутон „Запис”

Изчисляване на заплати.

Използва се меню „Производство” и форма “Заплати”.

Заплатите на машинистите се изчисляват на база на въведените данни във форми „Ежедневни отчети” и „Пътни листа и товарителници”.

Заплатите за машинисти се изчисляват пропорционално на обема на извършената от всеки машинист дейност. За целта обемът на дейността изработена за месец се умножава по тарифа, взета от номенклатура „тарифи за заплащане на машинисти”.

Отчетът може да бъде подробен или обобщен – за всички служители, също има и вариант за 1 служител. Може да се направи експорт към ексел.

Изборът се прави от следното меню:

За да може да се изчислят заплатите, първо трябва да се попълни номенклатурата “Обща почасова ставка към заплатата”. Тя съдържа:

• Марка и модел машина

• дейност

• тарифа за заплащане на труда, лв / час

С нейна помощ, за всяка дейност извършвана от съответният модел и марка машина, ще бъде известно полагащото се заплащане за машиниста. Указва се вида дейност, машината и тарифата, по която тази дейност ще се заплаща.

Начинът на попълване е съгласно точка «Попълване на номенклатури».